Facility management –
Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury
ve facility managementu

ČSN
EN 15221- 4

76 2101

Facilities management –
Partie 4: Taxinomie, classification et structures

Facility Management –
Teil 4: Taxonomie, Klassifikation und Strukturen
im Facility Management

Obsah

Contents

Strana

Page

Předmluva 6

Obecný úvod pro evropské normy EN 15221-3,
EN 15221-4, EN 15221-5 a EN 15221-6 7

Úvod do Taxonomie, klasifikace a struktur
ve facility managementu 10

1 Předmět normy 11

2 Citované dokumenty 11

3 Termíny a definice 12

3.1 Obecná taxonomie termínů a definic
týkajících se facility managementu 12

3.2 Finanční a správní termíny a definice 14

3.3 Definice hlavních normalizovaných facility produktů 15

4 Odvození facility produktů a model vztahů 17

4.1 Obecně 17

4.2 Generické struktury potřebné k popisu facility
produktu 17

4.3 Model vztahů ve facility managementu 19

4.4 Procesy 24

4.4.1 Obecně 24

4.4.2 Procesy facility managementu 24

4.4.3 Klasifikace facility produktů 24

4.5 Cyklus kvality v modelu vztahů ve facility
managementu 25

4.6 Pohled klienta a národní zvyklosti 26

5 Popis normalizovaných facility produktů 29

Příloha A (informativní) Grafické znázornění
na FM-produktové mapě 98

Příloha B (informativní) Doplňující komentáře
k určitým facility produktům 109

B.1 Vztah k FM-modelu a vzájemné působení
s organizací 109

B.2 FM-Produkt – Facility management –
Integrace na strategické úrovni 110

B.3 Produkt 1000 Integrace na taktické úrovni
(Prostor a infrastruktura) a 2000 Integrace
na taktické úrovni (Lidé a organizace) 111

B.3.1 Obecně 111

B.3.2 Role 112

B.3.3 Produkty v oblasti Prostor a infrastruktura –
model rolí v organizaci 112

B.3.4 Produkty v oblasti Lidé a organizace –
model rolí v organizaci 113

B.4 Produkt 9100 Udržitelnost 114

B.5 Produkt 9200 Kvalita 115

B.6 Produkt 1100 Prostor 115

Foreword 6

Common Introduction for the European Standards
EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5
and EN 15221-6 7

Introduction to Taxonomy, Classification and Structures
in Facility Management 10

1 Scope 11

2 Normative references 11

3 Terms and definitions 12

3.1 General taxonomy of Facility Management
related terms and definitions 12

3.2 Financial and administrative terms and definitions 14

3.3 Definitions of main standardised facility products 15

4 Derivation of Facility Products and Relationship
Model 17

4.1 General 17

4.2 The generic structures needed to describe
a facility product 17

4.3 Facility Management relationship model 19

4.4 Processes 24

4.4.1 General 24

4.4.2 Facility Management Processes 24

4.4.3 Classification of facility products 24

4.5 The quality cycle in the FM relationship model 25

4.6 Client perspective and national customs 26

5 Description of the Standardised Facility Products 29

Annex A (informative) Graphic representation
of the Facility Product Map 98

Annex B (informative) Additional comments to specific
Facility Products 109

B.1 Reference to the FM model and interaction
with organisation 109

B.2 Product FM – Facility Management –
Strategic Integration 110

B.3 Product 1000 Tactical Integration (Space & Infrastructure) and 2000 Tactical Integration
(People & Organisation) 111

B.3.1 General 111

B.3.2 Roles 112

B.3.3 Space & Infrastructure products –
organisational role model 112

B.3.4 People & Organisation products –
organisational role model 113

B.4 Product 9100 Sustainability 114

B.5 Product 9200 Quality 115

B.6 Product 1100 Space 115

Strana

Page

B.7 Produkt 1110 Počáteční vlastnosti budovy 117

B.8 Produkt 1120 Obnova aktiv a rekonstrukce
a 1160 Údržba a provoz 119

B.9 Produkt 1170 Média a odpad 121

Příloha C (informativní) Grafické znázornění
matice FM-procesů 122

C.1 Matice FM-procesů 122

Příloha D (informativní) Struktury 127

D.1 Popis majetku/zařízení a činností 127

D.1.1 Obecně 127

D.1.2 Majetek/zařízení (např. prostor, vybavení,
spotřební zboží) 127

D.1.3 Činnosti 128

D.2 Fyzická struktura – struktura facility produktu 129

Příloha E (informativní) Zvažování nákladů a příjmů
ve facility managementu 131

E.1 Cyklus facility managementu 131

E.2 Model FM jako nákladového střediska
poskytujícího facility produkty 133

E.3 Vyjádření facility managementu
v účetních systémech 134

E.4 Od normalizovaných facility produktů
k „individuálním“ facility službám 138

Bibliografie 140

B.7 Product 1110 Building initial performance 117

B.8 Products 1120 Asset Replacement
& Refurbishment and 1160 Maintenance
& Operation 119

B.9 Product 1170 Utilities 121

Annex C (informative) Graphic Representation
of FM Process Matrix 122

C.1 FM Process matrix 122

Annex D (informative) Structures 127

D.1 Description of facilities and activities 127

D.1.1 General 127

D.1.2 Facilities (e.g. space, equipment, consumables) 127

D.1.3 Activities 128

D.2 Physical structure – facility product structure 129

Annex E (informative) Cost and revenue considerations
in Facility Management 131

E.1 Facility Management cycle 131

E.2 Model of FM as a cost centre providing facility
products 133

E.3 Representation of Facility Management
in accounting systems 134

E.4 From standardised facility products to ‘individual’
facility services 138

Předmluva

Foreword

Tento dokument (EN 15221-4:2011) vypracovala technická komise CEN/TC 348 Facility management, jejíž sekre-
tariát zajišťuje NEN.

This document (EN 15221-4:2011) has been prepared by Technical Committee CEN/TC 348 “Facility Mana-
gement”, the secretariat of which is held by NEN.

Této evropské normě je nutno nejpozději do dubna 2012 dát status národní normy, a to buď vydáním identic-
kého textu, nebo schválením k přímému používání, a národní normy, které jsou s ní v rozporu, je nutno zrušit nejpozději do dubna 2012.

This European Standard shall be given the status of a national standard, either by publication of an identical text or by endorsement, at the latest by April 2012, and conflicting national standards shall be withdrawn at the latest by April 2012.

Upozorňuje se na možnost, že některé prvky tohoto dokumentu mohou být předmětem patentových práv. CEN [a/nebo CENELEC] nelze činit odpovědným za identifikaci jakéhokoliv nebo všech patentových práv.

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. CEN [and/or CENELEC] shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.

Tato evropská norma je částí souboru norem EN 15221 „Facility management“, který se skládá z následujících částí:

This European Standard is one of the series EN 15221 “Facility Management” which consists of the following parts:

• Část 1: Termíny a definice

Part 1: Terms and definitions

Část 2: Návod na přípravu smluv o facility mana-
gementu

Part 2: Guidance on how to prepare Facility Mana-
gement agreements

Část 3: Návod na kvalitu ve facility managementu

Part 3: Guidance on quality in Facility Management

Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu

Part 4: Taxonomy, Classification and Structures in Facility Management

Část 5: Návod na procesy ve facility managementu

Part 5: Guidance on Facility Management processes

Část 6: Měření ploch a prostorů ve facility mana-
gementu

Part 6: Area and Space Measurement in Facility Management

Část 7: Směrnice pro benchmarking výkonnosti

Part 7: Guidelines for Performance Benchmarking

Podle vnitřních předpisů CEN/CENELEC jsou tuto evropskou normu povinny zavést národní normalizační organizace následujících zemí: Belgie, Bulharska, České republiky, Dánska, Estonska, Finska, Francie, Chorvatska, Irska, Islandu, Itálie, Kypru, Litvy, Lotyšska, Lucemburska, Maďarska, Malty, Německa, Nizozemska, Norska, Polska, Portugalska, Rakouska, Rumunska, Řecka, Slovenska, Slovinska, Spojeného království, Španělska, Švédska a Švýcarska.

According to the CEN/CENELEC Internal Regulations, the national standards organizations of the following countries are bound to implement this European Standard: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland and the United Kingdom.

Obecný úvod pro evropské normy
EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5
a EN 15221-6

Common Introduction for the European
Standards EN 15221-3, EN 15221-4,
EN 15221-5 and EN 15221-6

V roce 2002 byl dán počáteční podnět k vytvoření evropské normy pro účely benchmarkingu ve facility managementu. Brzy se ukázalo, že k dosažení tohoto cíle bude nutné vypracovat a vydat předběžné normy. Prvními výsledky tohoto procesu byly normy EN 15221-1:2006 a EN 15221-2:2006. Na základě diskusí během zpra-
covávání těchto norem bylo učiněno rozhodnutí vyvinout čtyři nové evropské normy pro kvalitu, taxonomii (syste-
matiku), procesy a měření.

In 2002 the initiative was taken to establish a European Standard for Facility Management benchmarking pur-
poses. It was soon recognized that to reach this objective, preliminary standards had to be elaborated and published. The first result of that process was the standards EN 15221-1:2006 and EN 15221-2:2006. Based on the discussions in the development of those two standards the decision was made to develop four new European Standards for Quality, Taxonomy, Pro-
cesses and Measurement.

Po realizaci těchto šesti norem bylo možné přikročit k vývoji evropské normy pro benchmarking prEN 15221-7.

After the realization of those six standards it was possible to pursue developing a European Standard for Benchmarking prEN 15221-7.

Normy EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5
a EN 15221-6 byly vyvinuty, přijaty a odsouhlaseny jako soubor zásad, podporující přístup facility mana-
gementu v EN 15221-1 tak, aby byla zajištěna konzis-
tence. Jsou zapracovány v hlavních principech systému managementu založeného na procesech, na jejichž základě jsou tyto normy založeny.

The standards, EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5 and EN 15221-6 have been developed, adopted and agreed as a set of principles, underlying the Facility Management approach on EN 15221-1, to ensure consistency. These are incorporated in the basic principles of a process-based management system, upon which these standards are founded.

FM-model uvedený v EN 15221-1 je znázorněn níže.

The FM-model of EN 15221-1 is shown below.

Model podle EN 15221-1:2006.

Model EN 15221-1:2006.

Tyto normy jsou také postaveny na široce uznáva-
ných principech managementu, konkrétně na hodno-
tovém řetězci (Porter, M E, (1993), „Konkurenční výhoda: Jak vytvořit a udržet si nadprůměrný výkon“, Free Press, New York)^NP) a kontrole kvality (PDCA – Plánuj, Dělej, Kontroluj, Jednej); Deming, W E (1986) „Out of the Crisis“, MIT, Cambridge). Odkaz na ISO 10014:2006 Management kvality – Směrnice pro dosahování finančních a ekonomic-
kých přínosů.

These standards also build on widely accepted mana-
gement principles, in particular value chain (Porter, M E, (1985), “Competitive Advantage: creating and sustaining superior performance”, Free Press, New York) and quality control (PDCA (Plan, Do, Check, Act). Deming, W E (1986), “Out of the Crisis”, MIT, Cambridge). Reference to ISO 10014:2006, Quality management – Guidelines for realizing financial and economic benefits.

Zásady Demingova cyklu (PDCA) jsou základem všech výše uvedených norem, ale v každé jsou uplatňovány v různém měřítku a různé hloubce. V podstatě jsou zave-
deny různé typy PDCA cyklů v závislosti na vymezeném období (např. dlouhodobé, krátkodobé).

The principles of the Deming cycle (PDCA) underpin all of the standards but are applied to a different extent and depth in each. In fact there are different types of PDCA cycles depending of the term (e.g. long-term, short-term).

Tyto normy jsou navrženy v souladu se souborem norem EN ISO 9000 pro systémy managementu kvality a zavádí specifické návody týkající se určitých pojmů a využí-
vání procesního přístupu k systémům managementu v oblasti facility managementu.

These standards align to EN ISO 9000 family of standards for Quality Management Systems and applies specific guidance on the concepts and use of a process-based approach to management systems to the field of Facility Management.

Termín „facility služby“ je používán jako generické pojmenování v normách. Termín „normované facility produkty“ se vztahuje k „normovaným facility službám“ definovaným a popsaným v ČSN EN 15221-4, Facility Management – Část 4: Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu.

The term “facility services” is used as a generic description in the standards. The term “standardized facility products” refers to the “standardized facility services” defined and described in EN 15221-4, Facility Management –
Part 4: Taxonomy, Classification and Structures in Facility Management.

Jednotlivé státy mohou rozhodnout o nahrazení ter-mínu „produkt“ termínem „služba“, pokud uváží, že je to důležité pro správné přijetí a používání těchto no-rem v jejich zemi.

Countries can decide to substitute the term “product” into “service”, when they consider that it is important for a good acceptance and use of the standards in their own country.

Cílem všech těchto norem je poskytnout obecný návod organizacím v oblasti facility managementu (FM) pro rozvoj a zdokonalení jejich FM-procesů tak, aby podpořily primární činnosti těchto organizací. Toto umožní orga-
nizační rozvoj, inovace a zdokonalování a zformuje základy pro další odborný rozvoj FM a zlepšení jeho pozice v Evropě. Proto jsou zde uvedeny generické příklady s cílem pomoci organizacím.

The aim of all the standards is to provide guidance to Facility Management (FM) organizations on the deve-
lopment and improvement of their FM processes to support the primary activities. This will support orga-
nizational development, innovation and improvement and will form a foundation for the further professional development of FM and its advancement in Europe. Therefore generic examples are provided in the standard to assist organizations.

Tyto normy kladou základy práce, která musí být nadále rozšiřována v oblasti rozvoje FM, jako např. norma pro benchmarking prEN 15221-7.

These standards lay the foundation of the work that has to be done further more in developing Facility Management, for e.g. benchmark standards prEN 15221-7.

Úvod do Taxonomie, klasifikace a struktur ve facility managementu

Introduction to Taxonomy, Classification and Structures in Facility Management

V evropské normě EN 15221-1 je facility management definován jako integrace procesů v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivitu jejích primárních činnosti. Facility management (FM) podle této definice představuje model podnikání, který podněcuje organizaci k optimalizaci jejích podpůrných služeb. Klíčovým zájmem je zlepšit efektivitu primárních činností organizace usměrňová-
ním poskytovaných služeb a vzájemným spolupůso-
bením zúčastněných stran.

In the European Standard EN 15221-1 Facility Management is defined as the integration of processes that support the primary business of an organisation. Facility Mana-
gement (FM) according to this definition envisages a business model that encourages an organisation to optimise its support services. The key focus is to improve the effectiveness of the primary activities of an organisation by streamlining the service provision and interaction of the parties.

Přístup ke zdrojům nezbytným k usnadňování rozvoje znalostí, inovace a zlepšování podnikání jsou důležité na globálním trhu, kde je potřeba udržovat nebo zvy-
šovat konkurenční výhodu jako klíčové cíle úspěšného podniku nebo vládní organizace. Taxonomie poskytuje rámec, v němž lze znalosti identifikovat a třídit pro usnad-
nění přístupu odborníků.

Accessibility to the resources necessary to facilitate knowledge development, innovation and business improvement are important in a global market where leading edge practices are maintaining or improving competitive advantage as key objectives of a successful business or governmental organisation. Taxonomy provides a framework within which knowledge is able to be identified and categorised for ease of access by practitioners.

Na základě různých definic je zjevné, že taxonomie je systém třídění pro lepší management informací, který přispívá ke zlepšení schopnosti uživatelů udržovat a zlepšo-
vat provozní činnosti při jejich podnikání. Tento klíčový pojem se vztahuje ke způsobu využití taxonomie pro zlepšení provozních činností při podnikání. V tomto ohledu má být struktura taxonomie úzce spjata s podnikovými procesy tak, aby byl přístup uživatele k informacím řízen intuitivně.

Based on various definitions, the most evident conclusion is that taxonomy is a classification system for improved information management, which contributes to improving the capability of users to sustain and improve the operations of their business. The key concept relates to how the use of taxonomy will improve the operations of the business. In this regard, the structure of taxonomy should be closely aligned to business processes so that the user’s access to information is intuitively driven.

EN 15221-4 poskytuje taxonomii, která zahrnuje model vztahů, který integruje FM-model, matici FM-procesů, strukturu produktů/služeb a systém klasifikace. To je neodmyslitelným přínosem k odstraňování bariér harmo-
nizace a mezinárodního obchodu.

EN 15221-4 provides a taxonomy with a relationship model which integrates the FM-model, the process matrix, the product/service structure and a classification system. These are essential contributions to the removal of barriers to harmonisation and cross border trade.

Tato norma používá termín „produkt“ v souladu s EN ISO 9000, která definuje produkt jako výsledek procesu. V kontextu FM je produkt výsledkem procesu a přísluš-
ných činností/majetků/zařízení.

This standard uses the term product in accordance with EN ISO 9000 which defines a product as the result of a process. In the context of FM, a product is a result of a process and the respective activities / facilities.

Normalizované (klasifikované) facility produkty jsou dobře definovaným a hierarchicky uspořádaným souborem facility služeb. Byly vybrány z nespočtu individuálních facility služeb, aby vytvořily základ pro normalizaci v oblasti definování procesů, alokace nákladů, normalizovaných výběrových řízení apod. Jejich výběr byl proveden z klientského pohledu a snaží se sjednotit různé evropské zvyklosti a praxe.

The standardised (classified) facility products are a well defined (commodified) and hierarchically organised set of facility services. They have been selected from the countless number of individual (customised) facility services to provide a basis for standardisation in the field of process definition, cost allocation, standardised tendering etc. They have been selected from a client perspective and attempt to integrate different European customs and practices.

1 Předmět normy

1 Scope

FM pokrývá a integruje velmi široký záběr procesů, produktů/služeb, činností a majetků/zařízení. Tato norma vychází ze zvážení přidané hodnoty pro primární činnosti vyplývající z uplatňování pohledu na produkt z hlediska primárních procesů nebo hlavního předmětu podnikání organizace. Proto tato norma zavádí pojem normali-
zované (klasifikované) facility produkty.

FM covers and integrates a very broad scope of processes, products / services, activities and facilities. The approach of this standard is to consider the added value provided to the primary activities by adopting a product perspective as recognised by the primary processes or core business in the organisation. This standard therefore introduces the concept of standardised (classified) facility products.

Předmětem této normy je poskytnout taxonomii pro FM, která zahrnuje:

The scope of this standard is to provide taxonomy for FM which includes:

• relevantní vzájemné vztahy prvků a jejich struktur v FM;

relevant interrelationships of elements and their structures in FM;

definice termínů a jejich obsah pro normalizaci facility produktů, která vytváří základy pro mezinárodní obchod, management dat, alokaci nákladů a bench-
marking;

definitions of terms and contents to standardise facility products which provide a basis for cross border trade, data management, cost allocation and bench-
marking;

vysokou úroveň klasifikace a hierarchické kódovací struktury pro normalizované facility produkty;

a high level classification and hierarchical coding structure for the standardised facility products;

rozšíření základního FM-modelu uvedeného
v EN 15221-1 doplněním časového měřítka ve formě cyklu kvality nazvaného PDCA (plánuj, dělej, kontroluj, jednej);

expanding the basic FM model given in EN 15221-1 by adding a time scale in the form of the quality cycle called PDCA (Plan, Do, Check, Act);

návaznost na existující struktury nákladů a majetků/
zařízení;

a linkage to existing cost and facilities structures;

soulad s požadavky na primární činnosti.

alignment with the primary activities requirements.

Dalšími přínosy této normy jsou:

Additional benefits from this standard are:

zaměření na klienta, spíše než pohled výslovně orientovaný na aktiva;

Introducing a client rather than a specifically asset oriented view;

harmonizace odlišných existujících národních struktur (např. klasifikace stavebních nákladů) na vyšší úrovni, týkající se organizace a jejích primárních činností.

Harmonisation of different existing national structures (e.g. building cost codes) on an upper level relevant for the organisation and its primary activities.