Facility management –
Část 2: Návod na přípravu smluv
o facility managementu

ČSN
EN 15221-2

76 2101

Facilities management –
Partie 2: Lignes directrices sur la façon d’élaborer
des accords de facilities management

Facility Management –
Teil 2: Leitfaden zur Ausarbeitung von Facility Management – Vereinbarungen

Obsah

Contents

Strana

Page

Předmluva 5

Úvod 6

1 Předmět normy 8

2 Citované dokumenty 9

3 Termíny a definice 9

4 Primární činnosti 10

5 Různé druhy FM-smluv 11

5.1 Úvod 11

5.2 Potřeby organizace 11

5.3 Investiční strategie a vlastnictví 11

5.4 Cena a mechanismus oceňování 12

5.5 Platby na základě výkonu 12

6 Hlavní charakteristiky
FM-smluv 13

6.1 Čas na přípravu a zdroje 13

6.2 Vzájemnost a výhody 13

6.3 Strategické cíle 13

6.4 Nezbytné složky
FM-smlouvy 14

6.5 Pokyny pro přípravu
FM-smlouvy 16

7 Příprava a implementace
FM-smluv 17

7.1 Příprava FM-smluv 17

7.2 Implementace FM-smluv 19

8 Struktura FM-smlouvy 20

8.1 Obecná ustanovení, jejich struktura a obsah 22

8.2 Struktura a obsah smlouvy o úrovni služeb 62

Příloha A (informativní) Legislativa zadávání veřejných zakázek 80

Foreword 5

Introduction 6

1 Scope 8

2 Normative references 9

3 Terms and definitions 9

4 Primary activities 10

5 Different types of Facility Management agreements 11

5.1 Introduction 11

5.2 Organisational needs 11

5.3 Investments strategy and ownership 11

5.4 Price and rate mechanisms 12

5.5 Performance based payments 12

6 Main characteristics of Facility Management agreements 13

6.1 Preparation time and resources 13

6.2 Mutuality and benefits 13

6.3 Strategic objectives 13

6.4 Necessary components of the Facility Management agreement 14

6.5 Considerations for the preparation of the Facility Management agreement 16

7 Preparation and implementation of Facility Management agreements 17

7.1 Preparation of Facility Management agreements 17

7.2 Implementation of Facility Management agreements 19

8 Facility Management agreement structure 20

8.1 General clauses structure and content 23

8.2 Service Level Agreement structure and content 63

Annex A (informative) Public procurement
legislation 80 

Předmluva

Foreword

Tento dokument (EN 15221-2:2006) vypracovala technická komise CEN/TC 348 Facility management, jejíž sekretariát zajišťuje NEN.

This document (EN 15221-2:2006) has been prepared by Technical Committee CEN/TC 348 “Facility Mana- gement”, the secretariat of which is held by NEN.

Této evropské normě je nutno nejpozději do dubna 2007 dát status národní normy, a to buď vydáním identického textu, nebo schválením k přímému používání, a národní normy, které jsou s ní v rozporu, je nutno zrušit nejpozději do dubna 2007.

This European Standard shall be given the status of a national standard, either by publication of an identical text or by endorsement, at the latest by April 2007, and conflicting national standards shall be withdrawn at the latest by April 2007.

Podle vnitřních předpisů CEN/CENELEC jsou tuto evropskou normu povinny zavést národní normalizační orgány Belgie, České republiky, Dánska, Estonska, Finska, Francie, Irska, Islandu, Itálie, Kypru, Litvy, Lotyšska, Lucemburska, Maďarska, Malty, Německa, Nizozemska, Norska, Polska, Portugalska, Rakouska, Rumunska, Řecka, Slovenska, Slovinska, Spojeného království, Španělska, Švédska a Švýcarska.

According to the CEN/CENELEC Internal Regulations, the national standards organization of the following countries are bound to implement this European Standard: Austria, Belgium, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland and United Kingdom.

Úvod

Introduction

Efektivní facility management je přínosný pro organizaci a všechny zúčastněné strany.

Effective Facility Management brings value to an
organisation and all associated stakeholders.

Cílem této evropské normy je poskytnout návod na přípravu efektivní FM-smlouvy. Takováto smlouva ve své podstatě stanovuje vztah mezi organizací, která nakupuje FM-služby (klient) na jedné straně, a na druhé straně organizací, která tyto služby poskytuje (poskytovatel služeb facility managementu; FM-poskytovatel).

The objective of this European Standard is to
provide guidance for preparing an effective Facility Management agreement. Such an agreement by nature, defines the relationship between an organisation that procures facility services (client) and an organisation that provides these services (Facility Management service provider).

Přestože facility management může představovat jak kombinaci jednotlivých facility služeb (např. ochrana a úklid), tak úplně integrované facility služby a/nebo funkční přístup organizace (např. „pracoviště“ nebo „mobilita“), tato evropská norma je vytvořena přednostně pro organizace, které si přisvojily integrované facility služby a/nebo funkční přístup. V souladu s technickým vývojem a rozvojem ekonomických systémů bude růst poptávka po tomto druhu facility služeb jak na národní, tak na mezinárodní úrovni.

Although Facility Management can vary from a combination of single facility services e.g. 'security' and 'cleaning' to fully integrated facility services and/or a functional approach to an organisation e.g. 'workplace' or 'mobility', this European standard is primarily written for organisations that adopt integrated facility services and/or a functional approach. In addition, as technical developments
increase and economic systems mature, the demand for this type of facility services, both nationally and internationally, will increase.

Proto je důležité, aby se k FM-smlouvám přistupovalo pozorně a strukturovaně.

It is therefore important that Facility Management agreements are approached in a structured and careful manner.

Účelem této normy je:

The purpose of this standard is to:

• Povýšení přeshraničních vztahů klient/ poskytovatel FM-služeb v rámci evropského společného trhu a vytvoření jasného rozhraní mezi klientem a poskytovatelem FM-služeb.

Promote cross-border client/Facility Management service provider relationships within the European Union and to produce a clear interface between the client and the Facility Management service provider.

Zlepšení kvality FM-smluv tak, aby bylo minimum rozporů a úprav.

Improve the quality of Facility Management agreements so that disputes and adjustments are minimised.

Pomoc při výběru a stanovování rozsahu facility služeb a identifikace možností jejich poskytování.

Assist in the selection and scope of facility services and to identify options for their provision.

• Poskytování pomoci a doporučení při návrhu a projednávání FM-smluv a specifikace opatření pro případ sporů.

Give assistance in, and advice on, the drafting and negotiation of Facility Management agreements and specify arrangements in case of dispute.

Identifikace druhů FM-smluv a doporučení týkající se přiznání práv a povinností jednotlivým stranám smlouvy.

Identify types of Facility Management agreements and make recommendations for the attribution of rights and obligations between the parties of the agreement.

Usnadnění porovnatelnosti FM-smluv.

Simplify comparisons between Facility Management agreements.

Tento dokument je pracovní a normalizovaný nástroj určený pro strany, které mají zájem o uzavření FM-smlouvy v rámci společného evropského trhu. Tato norma nabízí přehled hledisek, který není vyčerpávající. Strany mohou, ale i nemusí tato hlediska zahrnout, vynechat, modifikovat a zapracovat do vlastních smluv.

This document is a working and standardised tool intended for parties who wish to draw up the Facility Management agreement within the European Common Market. It offers headings, which are not exhaustive. Parties may or may not include, exclude, modify and adapt these headings to their own agreements.

Norma EN 15221-1 je hlavním dokumentem v oblasti norem pro facility management. Uvádí důležité termíny a definice v oboru facility managementu a poskytuje přehled o jeho rozsahu.

EN 15221-1 is a lead document in terms of standards in Facility Management as it gives relevant terms and definitions in the area of Facility Management and also provides insight into the scope of Facility Management.

Tato norma je návodem a nezavazuje strany použít kteroukoliv část jejího obsahu.

This standard is a guidance document and does not oblige the parties to use any part of its content.

Ne všechny články popsané v této normě budou aplikovatelné ve všech FM-smlouvách.

Not all the clauses discussed in this standard will be applicable to every Facility Management agreement.

FM-smlouva musí být v souladu s evropskými, národními a místními legislativními a rozpočtovými pravidly a měla by respektovat sociální prostředí místa, kde bude platit. Každá jednotlivá smlouva by měla být navržena a projednána podle potřeby tak, aby brala v úvahu požadavky zúčastněných stran.

The Facility Management agreement shall follow the European, national and local legal and fiscal rules and should consider social issues where the agreement will apply. Each individual agreement should be drafted, and negotiated where appropriate, to take into account the requirements of the parties involved.

1 Předmět normy

1 Scope

Tato evropská norma poskytuje návod na vypracování smluv o pracích facility managementu.

This European standard provides guidance on the preparation of agreements for Facility Management work.

Tato evropská norma platí pro:

This European standard is applicable to:

• FM-smlouvy pro vztahy mezi klienty a poskytovateli FM-služeb, soukromými i veřejnými, jak na národní, tak i mezinárodní úrovni v rámci EU;

Facility Management agreements for both public and private European Union cross-border, as well as domestic, client/Facility Management service provider relationships;

celý rozsah facility služeb;

full range of facility services;

oba typy poskytovatelů služeb facility managementu (interní a externí);

both types of Facility Management service providers (internal and external);

všechny typy pracovních prostředí (tj. průmyslové, komerční, administrativní, armádní, zdravotnické atd.).

all types of working environments (e.g. industrial, commercial, administration, military, health etc.).

Tato evropská norma se vztahuje na služby, které jsou primárně charakterizovány následujícími vlastnostmi:

This European standard is applicable to services that are primarily characterised by the following properties:

služby mezi podniky;

business to business services;

služby řízené poskytovatelem FM-služeb;

managed by the Facility Management service provider;

opakující se typy činností s trváním delším než jeden rok;

recurring type operations greater than a one year duration;

výkonově orientované;

performance oriented;

ceny a mechanismy určovaní cen služeb, které jsou úzce spjaty s výkonem.

prices or mechanisms to determine prices for services, which are closely linked to performance.

Rozsah facility managementu je popsán v EN 15221-1.

In EN 15221-1 the scope of Facility Management is described.

Tato norma je vytvořena zejména pro FM-smlouvy mezi klientem a externím poskytovatelem FM-služeb. Přesto se může velká část této normy vztahovat na případy, kde je poskytovatelem FM-služeb vnitřní složka působící v rámci klientské organizace a je velmi prospěšné stanovit přístup založený na smlouvách o úrovni služeb (SLA).

This standard is primarily written for Facility Management agreements between a client and an external Facility Management service provider. However, a large part of this standard can be applied to cases where the Facility management service provider is an internal entity within the client’s organisation and be very helpful to set up an approach based on Services Level Agreements (SLA).

Tato norma nenahrazuje jakoukoliv specializovanou normu vázanou k službám v rozsahu FM-smlouvy. Příslušné normy doporučuje dodržovat.

This standard does not replace any specialized standards related to services within the scope of the Facility Management agreement. Applicable standards should be followed.

Tato norma:

The standard does not:

• neposkytuje normativní formuláře pro FM-smlouvy;

provide standard forms for Facility Management agreements;

nestanovuje práva a povinnosti mezi klientem a poskytovatelem FM-služeb;

determine rights and obligations between the client and the Facility Management service provider;

nestanovuje detailní podmínky zaměstnávání ve vztahu k FM-smlouvám, třebaže jsou tyto detaily extrémně důležité;

detail employment conditions in regard to Facility Management agreements, although such details are extremely important;

detailně neřeší záležitosti týkající se managementu životního prostředí.

give detail concerning the management of environmental issues.