Obsah

Contents

Strana

Page

Předmluva.............................................................................................................................................................................................. 4

Úvod........................................................................................................................................................................................................ 5

1......... Předmět normy......................................................................................................................................................................... 8

2......... Principy MSR............................................................................................................................................................................. 8

2.1...... Vztah mezi MSR a systémem řízení..................................................................................................................................... 8

2.2...... Kontext organizace.................................................................................................................................................................. 9

2.3...... Potřeba MSR............................................................................................................................................................................. 9

2.4...... Zásady MSR............................................................................................................................................................................ 12

2.5...... Procesní přístup k MSR......................................................................................................................................................... 13

2.6...... Úloha vrcholového managementu..................................................................................................................................... 15

2.7...... Vztahy s dalšími systémy řízení.......................................................................................................................................... 15

3......... Termíny a definice................................................................................................................................................................. 16

3.1...... Termíny související s dokumenty........................................................................................................................................ 16

3.2...... Termíny související s řízením.............................................................................................................................................. 17

3.3...... Termíny související s procesy správy
dokumentů.............................................................................................................................................................................. 18

3.4...... Termíny související s MSR................................................................................................................................................... 20

Příloha A (informativní) Metodika použitá
při zpracovávání terminologie............................................................................................................................................. 21

Bibliografie........................................................................................................................................................................................... 26

Abecední rejstřík................................................................................................................................................................................. 27

Foreword................................................................................................................................................................................................... 4

Introduction............................................................................................................................................................................................... 5

1......... Scope............................................................................................................................................................................................ 8

2......... Fundamentals of a MSR............................................................................................................................................................ 8

2.1...... Relationship between the MSR
and the management system................................................................................................................................................... 8

2.2...... Context of the organization....................................................................................................................................................... 9

2.3...... Need for a MSR........................................................................................................................................................................... 9

2.4...... Principles of a MSR.................................................................................................................................................................. 12

2.5...... Process approach to a MSR................................................................................................................................................... 13

2.6...... Role of top management........................................................................................................................................................ 15

2.7...... Relationships with other management systems................................................................................................................. 15

3......... Terms and definitions.............................................................................................................................................................. 16

3.1...... Terms relating to records........................................................................................................................................................ 16

3.2...... Terms relating to management............................................................................................................................................. 17

3.3...... Terms relating to records management
processes................................................................................................................................................................................... 18

3.4...... Terms relating to MSR............................................................................................................................................................. 20

Annex A (informative) Methodology used
in the development of the vocabulary.................................................................................................................................. 21

Bibliography........................................................................................................................................................................................... 26

Alphabetical Index................................................................................................................................................................................. 28

Předmluva

Foreword

ISO (Mezinárodní organizace pro normalizaci) je celosvětová federace národních normalizačních orgánů (členů ISO). Mezinárodní normy obvykle vypracovávají technické výbory ISO. Každý člen ISO, který se zajímá o předmět, pro který byla vytvořena technická komise, má právo být v této technické komisi zastoupen. Práce se zúčastňují také vládní i nevládní mezinárodní organizace, s nimiž ISO navázala spolupráci. ISO úzce spolupracuje s Mezinárodní elektrotechnickou komisí (IEC) ve všech záležitostech normalizace v elektrotechnice.

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the
International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.

Mezinárodní norma byla vypracována v souladu s redakčními pravidly uvedenými ve směrnicích ISO/IEC, část 2.

International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.

Hlavním úkolem technických komisí je připravovat
mezinárodní normy. Návrhy mezinárodních norem přijímaných technickými komisemi se rozesílají členským organizacím k hlasování. Vydání mezinárodní normy vyžaduje souhlas alespoň 75 % hlasujících členů.

The main task of technical committees is to prepare
International Standards. Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.

Upozorňuje se na možnost, že některé prvky tohoto dokumentu mohou být předmětem patentových práv. ISO nelze činit odpovědnou za identifikaci jakéhokoliv nebo všech patentových práv.

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.

ISO 30300 byla připravena Technickou komisí ISO/TC 46, Informace a dokumentace, subkomisí SC 11, Správa archiválií/dokumentů.

ISO 30300 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomm-
ittee SC 11, Archives/records management.

ISO 30300 je část souboru mezinárodních norem pod obecným názvem Informace a dokumentace – Systémy správy dokumentů:

ISO 30300 is part of a series of International Standards under the general title Information and documentation – Management systems for records:

–    ISO 30300 Informace a dokumentace – Systémy správy dokumentů – Základní informace a pojmy

–    ISO 30300, Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary

–    ISO 30301 Informace a dokumentace – Systémy správy dokumentů – Požadavky

–    ISO 30301, Information and documentation – Management systems for records – Requirements

ISO 30300 specifikuje terminologii v oblasti řady norem pro Systémy správy dokumentů (MSR) a stanoví cíle a výhody MSR; ISO 30301 specifikuje požadavky pro MSR, kde organizace musí projevit svou schopnost vytvořit a spravovat dokumenty o své obchodní činnosti na požadovanou dobu.

ISO 30300 specifies the terminology for the Management systems for records (MSR) series of standards, and the objectives and benefits of a MSR; ISO 30301 specifies requirements for a MSR where an organization needs to demonstrate its ability to create and control records from its business activities for as long as they are required.

Úvod

Introduction

Úspěch organizace do značné míry závisí na implementaci a vedení systému řízení, který je navržen k neustálému zlepšování výkonnosti při řešení potřeb všech zúčastněných stran. Systémy správy nabízejí metodiku pro přijímání rozhodnutí a řízení zdrojů k dosažení cílů organizace.

Organizational success largely depends upon imple-
menting and maintaining a management system that is designed to continually improve performance while
addressing the needs of all stakeholders. Management systems offer methodologies to make decisions and manage resources to achieve the organization’s goals.

Tvorba a správa dokumentů je nedílnou součástí činností, procesů a systémů organizace. Dokumenty umožňují efektivitu, odpovědnost, řízení rizik i kontinuitu provozní činnosti. Současně umožňují organizacím využívat hodnoty svých informačních zdrojů jako pracovních, obchodních a znalostních aktiv, a přispívají k uchovávání kolektivní paměti v reakci na výzvy globálního a digitálního prostředí.

Creation and management of records are integral to any organization’s activities, processes and systems. Records enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. They also enable organizations to capitalize on the value of their information resources as business, commercial and knowledge assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of the global and digital environment.

Normy pro systém správy (MSS) poskytují nástroje pro vrcholový management k zavádění systematického a ověřitelného přístupu k řízení organizace v prostředí, které podporuje správnou provozní praxi.

Management System Standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic and verifiable approach to organizational control in an
environment that encourages good business practices.

Normy v oblasti systémů správy dokumentů zpracované v ISO/TC 46/SC 11 jsou navrženy na podporu organizací všech typů a velikostí nebo skupin organizací se sdílenou pracovní činností, k zavádění, provozování a zlepšování účinných systémů správy dokumentů (dále jen MSR). MSR vede a řídí organizaci za účelem zavádění politik a cílů, pokud jde o dokumenty a dosažení těchto cílů. Toho je dosahováno prostřednictvím:

The standards on management systems for records prepared by ISO/TC 46/SC 11 are designed to assist organizations of all types and sizes, or groups of orga-
nizations with shared business activities, to implement, operate and improve an effective management system for records (hereafter referred to as a MSR). The MSR directs and controls an organization for the purposes of establishing a policy and objectives with regard to records and achieving those objectives. This is done through the use of:

a)   stanovení rolí a odpovědností;

a)   defined roles and responsibilities;

b)   systémových procesů;

b)   systematic processes;

c)   měření a vyhodnocení;

c)   measurement and evaluation;

d)   přezkumu a zavádění zlepšení.

d)   review and improvement.

Implementace politik a cílů v oblasti dokumentů na
základě požadavků organizace zajistí tvorbu, správu a zpřístupňování směrodatných a spolehlivých informací o pracovní činnosti pro ty, kteří je potřebují znát a na dobu, po kterou jsou požadovány. Úspěšná implementace správných politik v oblasti dokumentů a cílů bude mít za následek odpovídající systémy dokumentů pro všechny účely organizace.

Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization’s requirements will ensure that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities is created, managed and made accessible to those who need it for as long as required. Successful implementation of good records policy and objectives results in records and records systems adequate for all of an organization’s purposes.

Zavádění MSR v organizaci rovněž pomáhá zajistit transparentnost a trasovatelnost rozhodnutí přijatých odpovědným managementem a určení odpovědnosti.

Implementing a MSR in an organization also helps to ensure the transparency and traceability of decisions made by responsible management and the recognition of accountability.

Normy o MSR připravené ISO/TC 46/SC 11 jsou vyvíjeny v rámci MSS tak, aby byly slučitelné a sdílely prvky a metodiku s ostatními MSS. ISO 15489, a další mezinárodní normy a technické zprávy vyvinuté rovněž ISO/TC 46/SC 11, jsou základními nástroji pro navrhování, implementaci, monitoring a zlepšování procesů a monitorovacích mechanismů v oblasti dokumentů, které upravuje MSR tam, kde se organizace rozhodne nasadit metodiku MSS.

The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 are developed within the MSS framework to be compatible and to share elements and methodology with other MSS. ISO 15489, and other International Standards and Technical Reports also developed by ISO/TC 46/SC 11, are the principal tools for designing, implementing, monitoring and improving records processes and controls, which operate under the governance of the MSR where organizations determine to deploy MSS methodology.

POZNÁMKA ISO 15489 je základní normou, kodifikuje nejlepší praxi pro činnosti v oblasti správy dokumentů.

NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operations.

Struktura norem v oblasti MSR zpracovaná      
ISO/TC 46/SC 11, a to jak vydaných tak připravovaných, je uvedena na obrázku 1.

The structure of standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, either published or under preparation, is shown in Figure 1.

Obrázek 1 – Normy v oblasti MSR zpracované ISO/TC 46/SC 11 a související mezinárodní normy a technické zprávy

Figure 1 – Standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 and related International Standards
and Technical Reports

Tyto normy platí jako rámec, a jako metodika pro:

These standards apply as a framework for, and as guidance on:

a)   zavedení politik, postupů a odpovědnosti v oblasti systematické správy dokumentů, bez ohledu na účel, obsah nebo nosič samotných dokumentů;

a)   establishing systematic management of records policies, procedures and responsibilities, regardless of the purpose, content or recording medium of the records themselves;

b)   stanovení povinností, oprávnění a odpovědnosti za dokumenty a politiky, postupy, procesy a systémy v oblasti dokumentů;

b)   determining the responsibilities, authorities and account-
abilities of organizations for records and records policies, procedures, processes and systems;

c)   návrhy a implementaci MSR; a

c)   designing and implementing a MSR; and

d)   dosahování kvalitních výstupů z MSR prostřednictvím hodnocení výkonnosti a neustálého zlepšování.

d)   achieving quality outcomes from the MSR through performance assessment and continuous improvement.

Tyto normy jsou určeny k použití:

These standards are intended to be used by:

1)   vrcholovým managementem, který přijímá rozhodnutí o zřizování a zavádění systémů řízení v rámci své organizace;

1)   top management who make decisions regarding the establishment and implementation of management systems within their organization;

2)   lidí odpovědných za implementaci MSR, jako jsou odborníci v oblastech řízení rizik, auditu, dokumentů, informačních technologií a informační bezpečnosti.

2)   people responsible for implementation of MSR, such as professionals in the areas of risk management, auditing, records, information technology and information security.

1 Předmět normy

1 Scope

Tato mezinárodní norma stanoví termíny a definice příslušné pro normy o MSR zpracované ISO/TC 46/SC 11. Současně vymezuje cíle použití MSR, stanoví zásady pro MSR, popisuje procesní přístup a stanoví role pro vrcholový management.

This International Standard defines terms and definitions applicable to the standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11. It also establishes the objectives for using a MSR, provides principles for a MSR, describes a process approach and specifies roles for top man-
agement.

Tato mezinárodní norma je použitelná na jakýkoliv typ organizace, která si přeje:

This International Standard is applicable to any type of organization that wishes to:

a)   zřídit, zavést, vést a zlepšit MSR na podporu své provozní činnosti;

a)   establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;

b)   zajistit soulad s vlastními politikami v oblasti dokumentů;

b)   assure itself of conformity with its stated records policy;

c)   prokázat soulad s touto mezinárodní normou prostřednictvím

c)   demonstrate conformity with this International Standard by

1)   sebehodnocení a vlastního prohlášení, nebo

1)   undertaking a self-assessment and self-declaration, or

2)   získání potvrzení o vlastním prohlášení externí stranou k organizaci, nebo

2)   seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or

3)   získání certifikace o vlastním MSR externí stranou.

3)   seeking certification of its MSR by an external party.