Obsah

Contents

Strana

Page

Předmluva.............................................................................................................................................................................................. 5

Úvod........................................................................................................................................................................................................ 6

1......... Předmět normy......................................................................................................................................................................... 9

2......... Normativní dokumenty............................................................................................................................................................ 9

3......... Pojmy a definice....................................................................................................................................................................... 9

4......... Principy pro správu dokumentů.......................................................................................................................................... 11

5......... Dokumenty a systémy pro správu dokumentů................................................................................................................. 12

5.1...... Obecné informace................................................................................................................................................................. 12

5.2...... Dokumenty.............................................................................................................................................................................. 13

5.2.1... Obecné informace................................................................................................................................................................. 13

5.2.2... Charakteristiky věrohodných dokumentů.......................................................................................................................... 13

5.2.3... Metadata dokumentů............................................................................................................................................................ 14

5.3...... Systémy pro správu dokumentů......................................................................................................................................... 15

5.3.1... Obecné informace................................................................................................................................................................. 15

5.3.2... Charakteristiky systémů pro správu dokumentů.............................................................................................................. 16

6......... Politiky a odpovědnosti......................................................................................................................................................... 17

6.1...... Obecné informace................................................................................................................................................................. 17

6.2...... Politiky...................................................................................................................................................................................... 18

6.3...... Odpovědnost........................................................................................................................................................................... 18

6.4...... Monitorování a vyhodnocování........................................................................................................................................... 19

6.5...... Způsobilost a školení............................................................................................................................................................. 20

7......... Posouzení................................................................................................................................................................................ 21

7.1...... Obecné informace................................................................................................................................................................. 21

7.2...... Rozsah posouzení................................................................................................................................................................. 22

7.3...... Porozumění činnosti organizace........................................................................................................................................ 22

7.4...... Určování požadavků na dokumenty................................................................................................................................... 23

7.5...... Zavádění požadavků na dokumenty.................................................................................................................................. 23

8......... Nástroje pro správu dokumentů.......................................................................................................................................... 24

8.1...... Obecné informace................................................................................................................................................................. 24

8.2...... Schémata metadat dokumentů........................................................................................................................................... 24

8.3...... Schémata klasifikačního systému provozních funkcí..................................................................................................... 26

Strana

8.4...... Přístupová oprávnění a pravidla......................................................................................................................................... 27

8.5...... Skartační plán......................................................................................................................................................................... 27

9......... Procesy tvorby, příjmu a správy dokumentů..................................................................................................................... 28

9.1...... Obecné informace................................................................................................................................................................. 28

9.2...... Vytváření dokumentů............................................................................................................................................................ 29

9.3...... Přijímání dokumentů............................................................................................................................................................. 29

9.4...... Třídění a indexování dokumentů........................................................................................................................................ 29

9.5...... Řízení přístupu........................................................................................................................................................................ 30

9.6...... Uchovávání dokumentů........................................................................................................................................................ 30

9.7...... Využití a opakovaná použití................................................................................................................................................. 31

9.8...... Migrace a konverze dokumentů.......................................................................................................................................... 31

9.9...... Vyřazování............................................................................................................................................................................... 32

Bibliografie........................................................................................................................................................................................... 33

Foreword................................................................................................................................................................................................... 5

Introduction............................................................................................................................................................................................... 6

1......... Scope............................................................................................................................................................................................ 9

2......... Normative references................................................................................................................................................................ 9

3......... Terms and definitions................................................................................................................................................................ 9

4......... Principles for managing records........................................................................................................................................... 11

5......... Records and records systems................................................................................................................................................ 12

5.1...... General....................................................................................................................................................................................... 12

5.2...... Records....................................................................................................................................................................................... 13

5.2.1... General....................................................................................................................................................................................... 13

5.2.2... Characteristics of authoritative records................................................................................................................................ 13

5.2.3... Metadata for records................................................................................................................................................................ 14

5.3...... Records systems....................................................................................................................................................................... 15

5.3.1... General....................................................................................................................................................................................... 15

5.3.2... Characteristics of records systems....................................................................................................................................... 16

6......... Policies and responsibilities................................................................................................................................................... 17

6.1...... General....................................................................................................................................................................................... 17

6.2...... Policies....................................................................................................................................................................................... 18

6.3...... Responsibilities......................................................................................................................................................................... 18

6.4...... Monitoring and evaluation...................................................................................................................................................... 19

6.5...... Competence and training....................................................................................................................................................... 20

7......... Appraisal.................................................................................................................................................................................... 21

7.1...... General....................................................................................................................................................................................... 21

7.2...... Scope of appraisal................................................................................................................................................................... 22

7.3...... Understanding the business................................................................................................................................................... 22

7.4...... Determining records requirements....................................................................................................................................... 23

7.5...... Implementing records requirements.................................................................................................................................... 23

8......... Records controls....................................................................................................................................................................... 24

8.1...... General....................................................................................................................................................................................... 24

8.2...... Metadata schemas for records.............................................................................................................................................. 24

8.3...... Business classification schemes........................................................................................................................................... 26

Page

8.4...... Access and permissions rules............................................................................................................................................... 27

8.5...... Disposition authorities............................................................................................................................................................. 27

9......... Processes for creating, capturing and managing records................................................................................................ 28

9.1...... General....................................................................................................................................................................................... 28

9.2...... Creating records....................................................................................................................................................................... 29

9.3...... Capturing records..................................................................................................................................................................... 29

9.4...... Records classification and indexing..................................................................................................................................... 29

9.5...... Access control........................................................................................................................................................................... 30

9.6...... Storing records.......................................................................................................................................................................... 30

9.7...... Use and reuse........................................................................................................................................................................... 31

9.8...... Migrating and converting records.......................................................................................................................................... 31

9.9...... Disposition................................................................................................................................................................................. 32

Bibliografie............................................................................................................................................................................................. 33

Předmluva

Foreword

ISO (Mezinárodní organizace pro normalizaci) je celo-
světová federace národních normalizačních orgánů (členů ISO). Mezinárodní normy obvykle vypracovávají technické komise ISO. Každý člen ISO, který se zajímá o předmět, pro který byla vytvořena technická komise, má právo být v této technické komisi zastoupen. Práce se zúčastňují také vládní i nevládní mezinárodní orga-
nizace, s nimiž ISO navázala pracovní styk. ISO úzce spolupracuje s Mezinárodní elektrotechnickou komisí (IEC) ve všech záležitostech normalizace v elektro-
technice.

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.

Postupy použité při tvorbě tohoto dokumentu a postupy určené pro jeho další udržování jsou popsány ve směr-
nicích ISO/IEC, část 1. Zejména se má věnovat pozornost rozdílným schvalovacím kritériím potřebným pro různé druhy dokumentů ISO. Tento dokument byl vypracován v souladu s redakčními pravidly uvedenými ve směrnicích ISO/IEC, část 2 (viz www.iso.org/directives).

The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).

Upozorňuje se na možnost, že některé prvky tohoto dokumentu mohou být předmětem patentových práv. ISO nelze činit odpovědnou za identifikaci jakéhokoliv nebo všech patentových práv. Podrobnosti o jakých-
koliv patentových právech identifikovaných během přípravy tohoto dokumentu budou uvedeny v úvodu a/nebo v seznamu patentových prohlášení obdrže-
ných ISO (viz www.iso.org/patents).

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).

Jakýkoliv obchodní název použitý v tomto dokumentu se uvádí jako informace pro usnadnění práce uživatelů a neznamená schválení.

Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not constitute an endorsement.

Vysvětlení významu specifických termínů a výrazů ISO, které se vztahují k posuzování shody, jakož i informace o tom, jak ISO dodržuje principy WTO týkající se tech-
nických překážek obchodu (TBT), jsou uvedeny na tomto odkazu URL: Foreword – Supplementary Information.

For an explanation on the meaning of ISO specific terms and expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO’s adherence to the WTO principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following URL: Foreword – Supplementary information

Za tento dokument je odpovědná ISO/TC 46, Infor-
mace a dokumentace, subkomise SC 11, Správa archiválií/dokumentů.

The committee responsible for this document is ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11, Archives/records management.

Toto druhé vydání ruší a nahrazuje vydání první
(ISO 15489-1:2001), které bylo technicky revidováno.

This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 15489-1:2001), which has been technically revised.

ISO 15489 sestává z následujících částí s obecným názvem Informace a dokumentace – Správa doku-
mentů:

ISO 15489 consists of the following parts, under the general title Information and documentation – Records management:

‒    Část 1: Pojmy a principy

‒    Part 1: Concepts and principles

‒    Část 2: Směrnice [Technická zpráva]

‒    Part 2: Guidelines [Technical Report]

Úvod

Introduction

Tato část ISO 15489 zavádí základní pojmy a principy pro vytváření, příjem a správu dokumentů. Tvoří základ řady mezinárodních norem a technických zpráv, které poskytují další pokyny a instrukce k pojmům, tech-
nikám a postupům pro vytváření, příjem a správu dokumentů.

This part of ISO 15489 establishes the core concepts and principles for the creation, capture and management of records. It sits at the heart of a number of International Standards and Technical Reports that provide further guidance and instruction on the concepts, techniques and practices for creating, capturing and managing records.

O dokumentech a jejich správě

About records and managing records

Dokumenty představují jak důkaz pracovních činností, tak aktiva v podobě informací. Jejich transakční charakter a závislost na metadatech může být odlišná od jiných informačních aktiv. Metadata dokumentů slouží ke značení a uchovávání kontextu dokumentů a také pro uplatnění vhodných pravidel pro správu dokumentů.

Records are both evidence of business activity and information assets. They can be distinguished from other information assets by their transactional nature and their reliance on metadata. Metadata for records is used to indicate and preserve context and apply appropriate rules for managing records.

Správa dokumentů zahrnuje následující postupy:

Managing records encompasses the following:

a)   vytváření a příjem dokumentů za účelem splnění požadavků na důkazy pracovních činností;

a)   creating and capturing records to meet requirements for evidence of business activity;

b)   přijetí přiměřených opatření k zajištění autenticity, hodnověrnosti, integrity a použitelnosti dokumentů v kontextu příslušných pracovních činností a poža-
davky na řízení změn, k nimž bude v průběhu času docházet.

b)   taking appropriate action to protect their authenticity, reliability, integrity and useability as their business context and requirements for their management change over time.

POZNÁMKA 1 V této části ISO 15489 se odkazy na „pracovní činnost“ nebo „pracovní činnosti“ rozumí obecně činnosti vykonávané za účelem umožnění chodu organizace. Funkce, činnosti, transakce a pracovní procesy, tak jak jsou stanoveny v kapitole 3, jsou příklady jednotlivých forem „pracovní činnosti“.

NOTE 1 Reference to “business activity” or “business activities” in this part of ISO 15489 is interpreted broadly to mean those activities that support the purposes of the organization’s existence. Functions, activities, transactions and work processes are representations of particular forms of “business activity” and are defined in Clause 3.

Dokumenty jsou stále častěji vytvářeny a uchovávány v digitální podobě, což nabízí celou řadu nových možností využití a opakovaného použití. Digitální prostředí také umožňuje větší pružnost při zavádění nástrojů pro správu dokumentů, a to jak uvnitř, tak mezi systémy pro správu dokumentů.

Increasingly, records are made and kept in digital environments, offering a range of opportunities for new kinds of use and reuse. Digital environments also allow greater flexibility in the implementation of records controls, within and between systems that manage records.

Se změnami modelů pracovních činností se zvyšuje odpovědnost za správu dokumentů nad rámec obvyklých organizačních a legislativních požadavků. Pracovníci odpovědní za správu dokumentů tak musí být obezná-
meni a splňovat širokou řadu interních a externích požadavků zúčastněných stran. Může se jednat o vyšší požadavky na transparentnost rozhodování ze strany vedení společnosti, orgánů státní správy, široké veřejnosti, zákazníků, uživatelů služeb, subjektů, jichž se dokumenty týkají, a dalších subjektů zúčastněných na pořizování, příjmu a správě dokumentů.

Changing models of business are extending responsibilities for records beyond traditional organizational and jurisdictional boundaries. This requires records professionals to understand and meet a diverse range of internal and external stakeholder needs. These can include increased expectations of transparency of decision-making from business and government, the general public, customers, users of services, records’ subjects, and others with an interest in how records are created, captured and managed.

POZNÁMKA 2 V této části ISO 15489 se obrat „vytváření, příjem a správa“ používá ke shrnutí veškerých operací při správě dokumentů. Spadá sem i doručení dokumentu a roz-
sahu procesů dokumentů popsané v této části ISO 15489.

NOTE 2 In this part of ISO 15489, the phrase “creation, capture and management” is used to summarize the management of records as a whole. It is inclusive of the act of receipt of a record and of the range of records processes described in this part of ISO 15489.

Tato část ISO 15489 byla vytvořena s ohledem na uvedené faktory a s důrazem na následující:

With these environmental factors in mind, this part of ISO 15489 has been developed with an acknowledgement of the following:

a)   úloha dokumentů jako spouštěče pracovní činnosti a informačních aktiv;

a)   the roles of records as enablers of business activity and information assets;

b)   více možností využití a opakovaného použití dokumentů v digitálním prostředí;

b)   increased opportunities for records use and reuse in the digital environment;

c)   systémy a pravidla pro tvorbu, příjem a správu doku-
mentů, které je třeba zvýšit nad rámec tradičních organizačních požadavků, jako např. dokumenty v organizacích vykonávajících své činnosti spolu s jinými subjekty nebo působících ve více zemích;

c)   systems and rules for the creation, capture and management of records that need to extend beyond traditional organizational boundaries, such as in collaborative and multi-jurisdictional work environments;

d)   nástroje pro správu dokumentů, které mohou být nezávislé na ostatních komponentech systémů pro správu dokumentů;

d)   records controls that can be independent of other components of records systems;

e)   důležitost průběžné analýzy pracovní činnosti a potřeba správně určit, které dokumenty je třeba vytvořit a zaevidovat a jak s dokumenty v průběhu času nakládat;

e)   the importance of recurrent analysis of business activity and context to identify what records need to be created and captured, and how they should be managed over time;

f)    důležitost řízení rizik při správě dokumentů a navr-
hování strategií správy dokumentů, s důrazem na řízení rizik jako takové.

f)    the importance of risk management in devising strategies for managing records and the management of records as a risk management strategy in itself.

Pojmy a principy této části ISO 15489 platí obecně napříč všemi pracovními (provozními) a technolo-
gickými prostředími, nicméně tato prostředí mohou vyžadovat různé přístupy ke správě dokumentů, včetně zavádění procesů a systémů. Tato část
ISO 15489 nemá za cíl poskytovat rady pro zavádění systémů vytváření, příjmu a správu dokumentů v růz-
ných prostředích. Její náplní je stanovení klíčových pojmů a hlavních zásad, na kterých pak mohou být systémy pro správu dokumentů, včetně jednotlivých procesů a nástrojů, vytvářeny. Doporučení na tvorbu a zavádění nástrojů, procesů a systémů pro správu dokumentů v různých prostředích jsou obsaženy v další části(částech) a v dalších mezinárodních nor-
mách a technických zprávách.

While the concepts and principles of this part of
ISO 15489 apply across varied business and technological environments, these environments can require different approaches to the implementation of records controls, processes and systems. This part of ISO 15489 is not intended to provide detailed implementation advice for specific environments in which records are created, captured and managed. Rather, it defines key concepts and establishes high-level principles from which records controls, processes and systems for managing records in any environment may be developed. Advice on the design and implementation of controls, processes and systems for managing records in these different environments is addressed in subsequent part(s) and in other International Standards and Technical Reports.

Výhody

Benefits

Vytváření, příjem a správa dokumentů založená na poj-
mech a principech uvedených v této části ISO 15489 zajišťuje, že dokumenty o pracovní činnosti budou věrohodné a řádně dostupné oprávněným subjektům po dobu, která je požadována. Toto umožňuje násle-
dující:

Approaches to the creation, capture and management of records based on the concepts and principles in this part of ISO 15489 ensure that authoritative evidence of business is created, captured, managed and made accessible to those who need it, for as long as it is required. This enables the following:

a)     lepší transparentnost a přiřazení odpovědnosti;

a)     improved transparency and accountability;

b)    účinnou tvorbu provozních pravidel;

b)    effective policy formation;

c)     přijímání informovaných rozhodnutí;

c)     informed decision-making;

d)    řízení provozních rizik;

d)    management of business risks;

e)     kontinuitu provozu v případě nehody;

e)     continuity in the event of disaster;

f)     ochranu práv a zajišťování plnění povinností ze strany organizací i jednotlivců;

f)     the protection of rights and obligations of organizations and individuals;

g)    ochranu a podporu při soudních sporech;

g)    protection and support in litigation;

h)     soulad s právními předpisy a nařízeními;

h)     compliance with legislation and regulations;

i)      vyšší schopnost dokazovat společenskou odpo-
vědnost organizace, včetně plnění cílů udržitel-
nosti pracovních činností;

i)      improved ability to demonstrate corporate responsibility, including meeting sustainability goals;

j)      snížení nákladů díky vyšší účinnosti pracovních procesů;

j)      reduction of costs through greater business efficiency;

k)     ochranu duševního vlastnictví;

k)     protection of intellectual property;

l)      výzkumné a vývojové aktivity založené na důka-
zech;

l)      evidence-based research and development activities;

m)   vytváření pracovní, osobní a kulturní identity;

m)   the formation of business, personal and cultural identity;

n)     ochrana společenské, osobní a kolektivní paměti.

n)     the protection of corporate, personal and collective memory.

Politiky, přidělené odpovědnosti a postupy vytváření, příjmu a správy dokumentů podporují fungování sys-
tému řízení organizace.

Policies, assigned responsibilities and procedures for the creation, capture and management of records support organizational information governance programs.

Vztah k jiným normám

Relationship to other standards

Tato část ISO 15489 byla navržena jako samostatný zdroj. Je však také součástí skupiny mezinárodních norem a technických zpráv regulujících řadu aspektů vytváření, příjmu a správy dokumentů. Ty jsou uve-
deny v Bibliografii a mohou přispět k vyhledání podrob-
ných informací k jednotlivým aspektům správy doku-
mentů.

This part of ISO 15489 is designed as a self-contained resource. However, it is also part of a family of International Standards and Technical Reports on a range of aspects of the creation, capture and management of records. These are listed in the Bibliography and may be consulted for more detailed advice on particular aspects of managing records.

Správa dokumentů v souladu s touto částí ISO 15489 je základním předpokladem pro úspěšné fungování systému pro správu dokumentů (Management System for Records, (MSR)), který je stanoven v souboru mezinárodních norem ISO 30300. Tím, že MSR vytváří rámec pro politiky, cíle a směrnice pro správu dokumentů, propojuje správu dokumentů s efektivitou organizace a přiřazováním odpovědností. Stanovuje požadavky na následující:

The management of records in line with this part
of ISO 15489 is fundamental to a successful Management system for Records (MSR), the management system defined by the ISO 30300 series of International Standards. An MSR links the management of records to organizational success and accountability by establishing a framework comprising policy, objectives and directives for records. It establishes requirements for the following:

a)     stanovení rolí a odpovědností;

a)     defined roles and responsibilities;

b)    systémové procesy;

b)    systematic processes;

c)     monitorování a vyhodnocování;

c)     monitoring and evaluation;

d)    přezkoumávání a zavádění zlepšení.

d)    review and improvement.

Vedoucí pracovníci a další, kteří mají zavést, provo-
zovat a zlepšovat MSR, by měli používat tuto část
ISO 15489 společně se souborem mezinárodních norem ISO 30300.

Managers and others seeking to implement, operate and improve an MSR are advised to use this part of ISO 15489 in conjunction with the ISO 30300 series of International Standards.

1 Předmět normy

1 Scope

Tato část normy ISO 15489 stanoví pojmy a principy, ze kterých vycházejí postupy při vytváření, příjmu a správě dokumentů. Tato část normy ISO 15489 popisuje pojmy a principy týkající se následujícího:

This part of ISO 15489 defines the concepts and principles from which approaches to the creation, capture and management of records are developed. This part of ISO 15489 describes concepts and principles relating to the following:

a)   dokumentů, metadat a systémů pro správu doku-
mentů;

a)   records, metadata for records and records systems;

b)   politika, přidělení odpovědností, monitorování a ško-
lení za účelem efektivní správy dokumentů;

b)   policies, assigned responsibilities, monitoring and training supporting the effective management of records;

c)   průběžné analýzy pracovních činností a určování požadavků na správu dokumentů;

c)   recurrent analysis of business context and the identification of records requirements;

d)   postupy pro správu dokumentů;

d)   records controls;

e)   procesů tvorby, příjmu a správy dokumentů.

e)   processes for creating, capturing and managing records.

Tato část normy ISO 15489 platí pro vytváření, příjem a správu dokumentů bez ohledu na jejich strukturu nebo formu, ve všech typech pracovních a techno-
logických prostředí, včetně jejich změn v čase.

This part of ISO 15489 applies to the creation, capture and management of records regardless of structure or form, in all types of business and technological environments, over time.